Time tracking is een term die je zeker in bepaalde branches en in bepaalde kringen veel voorbij hoort komen. Sommige mensen gebruiken hier speciale time tracking tools voor. Andere mensen gebruiken een ouderwets notitieblok of een office-applicatie voor hun time tracking.
Maar wat is time tracking precies? En wat voor opties heb je als je dit goed aan wil pakken – voor jezelf of binnen jouw organisatie?
Geschiedenis van time tracking
Time tracking gaat feitelijk terug tot het moment in onze geschiedenis dat we tijd meetbaar maakten. De Romeinen, de oude Grieken en andere oude beschavingen deden dit op basis van de stand van de zon. Op basis van hoe de zon op een zonnewijzer viel konden ze bepalen hoe ver de dag gevorderd was.
Vanaf het moment dat de Europese naties de wereldzeeën over gingen trekken, kwam er behoefte aan een nauwkeurige manier van meten. Een gereedschap dat hierbij gebruikt werd was de zandloper. Vanaf de 14e eeuw werd dit op schepen gebruikt om het aantal afgelegde knopen per tijdseenheid te meten. Zo kon er nauwkeuriger worden bepaald hoe snel ze voeren. Feitelijk is dit een van de eerste bekende voorbeelden van time tracking in onze moderne beschaving.
Met de komst van klokken werd, time tracking op veel meer manieren mogelijk. Werkgevers konden veel nauwkeuriger bepalen hoe productief medewerkers waren. Met de komst van de industriële revolutie werd dit steeds belangrijker. Door de productie van een product in delen op te splitsen en de tijd die elke medewerker erover deed om elke unit van zijn of haar deel van het productieproces te meten, waren grote efficiëntiewinsten mogelijk.
Niet alleen kon daarmee gemeten worden hoe efficiënt een medewerker was, ook kon er bijgehouden worden hoeveel uren een medewerker uitbetaald diende te worden. Als een medewerker bijvoorbeeld overuren maakte, dan was dit eenvoudig te berekenen door de tijd tussen het in- en uitklokken voor iedere shift op te tellen.
Gewerkte uren en overuren meetbaar maken als werkgever
Ook vandaag de dag is het als werkgever erg belangrijk om de gewerkte uren en overuren van een medewerker meetbaar te maken. Zeker in de tijd van het thuiswerken waar we sinds de uitbraak van het coronavirus in leven is dit een uitdaging voor veel werkgevers.
Er zitten twee kanten aan het meetbaar maken van gewerkte uren. Aan de ene kant wil je als werkgever voorkomen dat medewerkers ongemotiveerd of weinig productief worden doordat ze thuis alle vrijheid hebben. Aan de andere kant wil je een goed zicht hebben op de daadwerkelijke overuren die een medewerker maakt.
Voor het monitoren van de productiviteit bestaat er software die onder andere bijhoudt hoeveel muisbewegingen en toetsaanslagen een medewerker maakt.
Voor de daadwerkelijk gemaakte overuren is het een lastigere kwestie. Hoe weet je bijvoorbeeld als je veel uren registreert met dit soort software, dat een werknemer niet simpelweg de computer gebruikt voor privé-doeleinden? Een medewerker kan ook zelf zijn of haar overuren bijhouden, maar dat lost het probleem ook niet op. Want een medewerker zal wellicht de uren bijhouden waarvan hij- of zijzelf vindt dat dit daadwerkelijk productieve uren zijn. Een erg perfectionistische of gemotiveerde medewerker zal bijvoorbeeld wellicht veel onnodige uren werken en dit niet bijhouden in het overzicht.
Het is daarom belangrijk om naast de tijds- en productiviteitstrackingtools die de productiviteit en overuren bijhouden, ook in één-op-één contact met de medewerker goed een vinger op pols te houden of de hoeveelheid tijd en energie die ze in het werk steken in lijn ligt met wat de werkgever van ze verwacht. Alleen zo weet je wat de daadwerkelijke onder- of overuren van een medewerker zijn. Het actief bijhouden van onder- en overuren door de medewerker is een minder effectieve methode. Samen met de systeembeheerder zorg je ervoor dat alles qua time tracking en ander gerelateerd ICT-werk optimaal functioneert en toegankelijk blijft voor de werknemers. Wil je dat je medewerkers nog efficiënter kunnen werken? Dan is het investeren in een DAM systeem wellicht een goed idee.
Geïnteresseerd in meerdere artikelen? Lees hier dan over de ladderlift!