Contracten zijn vaak erg belangrijk voor veel bedrijven, van afspraken met leveranciers tot overeenkomsten met klanten en partners. Maar hoe houd je al deze contracten overzichtelijk en up-to-date? Dat is waar Contract Lifecycle Management (CLM) om de hoek komt kijken. CLM is een proces dat het hele traject van een contract beheert, van het opstellen tot de beëindiging. In deze blog geven we de betekenis van CLM, wat de voordelen zijn en hoe bedrijven het kunnen gebruiken. Of je nu een klein bedrijf bent dat net begint met contractbeheer of een groot bedrijf met complexe overeenkomsten, CLM kan een wereld van verschil maken.
Wat is de betekenis van CLM?
CLM staat voor Contract Lifecycle Management, een proces dat de gehele levenscyclus van een contract beheert. Het begint bij het opstellen van een contract en eindigt bij de beëindiging of verlenging ervan. CLM omvat diverse stappen, zoals het creëren, onderhandelen, goedkeuren, opslaan, beheren en uiteindelijk afsluiten of vernieuwen van contracten.
De hoofdfunctie van CLM is om alle contract gerelateerde activiteiten te stroomlijnen. Dit zorgt voor een beter overzicht en verkleint het risico op fouten of misverstanden. Zonder een goed systeem kan het beheren van contracten een rommelig proces worden, wat kan leiden tot gemiste deadlines, financiële verliezen of juridische problemen.
De voordelen van CLM voor bedrijven
CLM biedt bedrijven veel voordelen. Hieronder staan een zestal manieren waarop CLM het dagelijkse contractbeheer kan verbeteren:
1. Efficiënter contractbeheer
Met CLM kunnen alle contracten centraal worden beheerd. Dit maakt het zoeken naar specifieke documenten eenvoudiger en sneller. Daarnaast kunnen updates, wijzigingen en herinneringen gemakkelijk worden toegevoegd. Dit vermindert de tijd die medewerkers besteden aan administratieve taken, waardoor zij zich kunnen focussen op belangrijkere bedrijfsactiviteiten.
2. Risicobeheer
Contracten bevatten vaak belangrijke voorwaarden en deadlines. CLM helpt bedrijven om deze afspraken nauwkeurig te volgen en na te leven. Met meldingen en automatische herinneringen kunnen belangrijke datums, niet over het hoofd worden gezien. Hierdoor worden mogelijke risico’s zoals boetes of contractbreuk, geminimaliseerd.
3. Verbeterde naleving van wet- en regelgeving
Het voldoen aan wettelijke vereisten is noodzakelijk binnen contracten. CLM biedt een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat contracten altijd aan de geldende regelgeving voldoen. Door contracten centraal op te slaan, kunnen bedrijven eenvoudiger toegang krijgen tot de benodigde documentatie tijdens audits of controles.
4. Snellere onderhandelingsprocessen
Onderhandelen over contractvoorwaarden kan een tijdrovend proces zijn. CLM-software maakt het mogelijk om standaardcontracten en clausules te gebruiken, waardoor de tijd voor het opstellen van nieuwe contracten wordt verkort. Ook kunnen voorgestelde wijzigingen direct worden toegevoegd en gedeeld met de betrokken partijen, wat de onderhandelingen versnelt.
5. Inzicht in prestaties en analyse
Met CLM kunnen bedrijven rapportages en analyses uitvoeren op hun contracten. Zo kunnen ze bijvoorbeeld inzicht krijgen in welke contracten het meest winstgevend zijn of welke vaak voor vertragingen zorgen. Deze data kunnen bedrijven vervolgens inzetten om strategieën te verbeteren en toekomstige contracten efficiënter op te stellen.
Hoe kunnen bedrijven CLM implementeren?
Het invoeren van CLM binnen een bedrijf hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor software die speciaal is ontworpen om contracten te beheren. Deze software biedt een centrale plek waar alle contracten kunnen worden opgeslagen, beheerd en bijgewerkt.
Bij het implementeren van CLM is het belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen van het huidige contractproces. Denk hierbij aan de verschillende stappen die contracten doorlopen binnen het bedrijf en de knelpunten die zich daarin voordoen. Met deze informatie kan een bedrijf bepalen welke functies en automatiseringen het meest geschikt zijn om het contractbeheer te verbeteren.
Een goed georganiseerd contractbeheer met CLM
Contract Lifecycle Management is een waardevol hulpmiddel voor elk bedrijf dat werkt met contracten. Het helpt bij het stroomlijnen van processen, vermindert risico’s en zorgt voor meer efficiëntie. Door CLM in te voeren, kan een bedrijf beter inspelen op veranderingen, zakelijke relaties verbeteren en zelfs kosten besparen. Met een overzichtelijk en effectief contractbeheer staat een bedrijf sterker in elke onderhandeling en samenwerking.
Lees hier ook de betekenis van charter of van een online vennootschap.
